今回は電子帳簿保存法について解説します。
さて、2022年１月から電子帳簿保存法が施行されていますが、２年間の宥恕（延期）があります。2024年からは電子帳簿保存法が義務付けられますので、それまでに準備しましょう。今回は税理士が、大企業ではなく、個人事業主や中小企業でも可能なコストがかからない方法も解説していますので、まだ電子帳簿保存法に対応していない又は電子帳簿保存法って何？という中小企業の社長や個人事業主は是非ご一読下さい。
電子帳簿保存法とは？
従来、帳票書類などは原則、紙での保存が義務付けられていました。
これを一定の条件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務を定めたものです。
要は請求書などを電子のみでやり取りしているものは電子保存が義務であり、紙ベースでやり取りしているものは、一定の条件の元、電子データでの保存も可能というものです。
電子取引保存はどのように行えばよいか
電子保存は「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たし保存しなければなりません。
真実性の要件
以下の措置のいずれかを行うこと
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
② 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③ 記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の要件
①保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面を整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
②電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
③検索機能を確保すること
※帳簿の検索要件①～③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要
真実性の要件を満たすための具体的な方法
上記で説明した真実性の要件のうち①はすべての取引先からタイムスタンプを付したデータを送付してもらう必要があり現実的でありません。
②③④のいずれかを満たす方法を採用するのが良いでしょう。
このうち、②③については大企業や電子帳簿保存法にある程度コストをかけられる会社であれば楽でしょう。タイムスタンプの付されたシステムなどを導入すれば基本的に要件を満たします。
さて最後に、個人事業主や零細・中小企業にオススメなのが圧倒的に④です。
自社の業務実態に合わせたる事務処理規定を作成するだけで満たせます。
新たなシステムを導入する必要もなく、コストをかけずに要件を満たせます。
事務処理規定に関しては顧問税理士などにチェックや作成してもらうと良いでしょう。
可視性の要件を満たすための具体的な方法
可視性の要件は次の①②③を満たせば、クリア出来ていると考えて良いでしょう。
①取引年月日・取引金額・取引先の３つの項目で検索できること
②日付または金額の範囲指定により検索できること
③２つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
可視性の要件を満たすおすすめの方法
ズバリ、ファイル名に「取引年月日」「取引先名」「金額」を入れる方法です。
例えば、PDFファイルで保存するなら
20221031＿株式会社〇〇＿40000.pdf
などの形で保存すれば要件を満たすと言えます。
さらに月ごとのフォルダに分ければ、検索しやすいでしょう。
これが、可視性の要件を満たす一番簡単な方法と考えます。
その他の方法もご紹介します。
〇エクセルで保存する方法
エクセルの索引簿などで保存します。慣れれば簡単ですがエクセルに慣れていないと、かえって時間がかかると思います。
〇会計ソフトで管理する
会計ソフトの摘要に取引先名及び番号を記載し、PDFファイルなどは番号のみ記載します。
これで会計ソフトから調べたい帳票がある時は、番号の検索だけで帳票にたどり着きます。
通常、会計ソフトは日付、金額、摘要で検索かけられるはずですので、お使いの会計ソフトをある程度使える方ならこちらの方が時間短縮になるでしょう。
このような方法がよくわからない初心者の方は、ファイル名に「取引年月日」「取引先名」「金額」を入れる。これを覚えておくと良いです。
まとめ
さて、今回は電子帳簿保存法について解説しました。
電子帳簿保存法は2猶予期間が終わった2024年から本格的に始まります。
要件を満たす保存方法は色々ありますが、コストをかけず、初心者でも簡単な具体的な方法はズバリ、
・正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を作る。
・ファイル名に「取引年月日」「取引先名」「金額」を入れる。
この2つです。
覚えておきましょう。
STOREE税理士事務所への質問は「お問い合わせ」からご相談下さい。
